非接触、ペーパーレスによる作業が推進され、事務作業や社内業務でPC(パソコン)を使用する機会が増えてきました。今までは紙の書式で進めていた作業がパソコンなどに切り替わると、どうしても慣れない作業があって効率が悪かったり、コツが掴めず作業自体に躓くこともあるでしょう。
前のやり方が良かった、というのは前から慣れている作業であったりしますが今後も様々な作業がPC操作に変わったり、AIの助けを借りて進めていくことになるでしょう。ですから、PC操作は今後も必須というわけです。
では、どうすればPCの操作効率が上がるでしょうか。
・キーボードの打鍵速度を上げる。
・データ保存のルールを決めて整理整頓をする。
など直接的な解決方法は存在しますが、改善前と後の比較なども踏まえるとデータ入力速度の工場は個人差があったり、データ保存などルールについては、社内で方法を守らない(できない)人もいたりと課題もあり、今すぐ改善ではなく、時間もかかりそうです。
ここでは最初から大きな問題に取り組むのではなく、まずは個人でも取り組めて確実に成果の出るショートカットについて紹介していきます。
マウスだけで解決しない
職種や業務内容によって異なりますが、ウインドウを閉じる、上書き保存するなどPCを扱う上で必ず一日に何回も行う操作があると思います。
その操作を行う度にキーボードから手を離してマウスを触り、ウインドウ右上(Macなら左上)の×とついた赤いボタンをクリックしていてはとてももったいないです。
ショートカットキー(HoOT KEY)を活用する
各コマンドにはショートカットキーが割り当てられているのですが、ショートカットキーというものをご存知でしょうか。
指定された文字列を打ち込むと文章になるように、指定されているキー入力を行うことでマウスを使用せずにアプリケーション内操作を行うことができます。
・キーボードからマウスへ手を動かす時間と距離
・画面上のマウスの移動(マウスを手で操作する時間と距離)
この後、さらにキーボードへ手を戻して作業を行うということを繰り返します。
一回一回の作業を見るととても短時間で、ショートカットキーを使用する方が億劫に感じるかもしれません。しかし、一日に幾度となくマウスとキーボード間の移動をしている、同じような操作を繰り返している方にこそショートカットキーを使用していただきたいです。
先ほどのウインドウを閉じる操作のような、日常的に使用する操作をショートカットキーを駆使して効率アップを図ることができます。
覚えておくべきショートカットキー
では、どのショートカットキーを覚えておけばいいのでしょうか。
ここでは覚えておいて間違いないショートカットキーをご紹介します。
選択範囲を(クリップボードに)コピーする
【Ctrl+C:コントロール+C】
エクセルなど広範囲のデータをコピーする際にはクリップボードに自動でコピーされますが、文章の一部など短い内容であれば単純にコピーされます。
コピーした情報は別のウインドウやセルなどに貼り付けたり、メール本文、ワード、エクセルなどで付与されているフォントや書式、計算式を取り除くためにメモ帳などに貼り付けることもできます。
コピーした情報は次の貼り付ける、で貼り付け先に移動させましょう。
その他の使い方として、webページやSNSを閲覧している時に見つけた単語をそのまま調べたい時にも役に立ちます。手打ちで済む文章ならそのまま検索サイトに入力してしまう方が速い場合もありますが、煩雑な入力をしないと検索できない時には便利だと言えます。
特に長い外国語の文章や、読み方のわからない漢字の検索、記号などを含んだ文字列などはコピーした方が作業を簡略化できる場合が多いです。
大変自由度の高くなるコマンドですので是非覚えておきましょう。
選択範囲のコピーした内容を(クリップボードから)貼り付ける
【Ctrl+v:コントロール+v】
コピー&ペースト、コピペなどと呼ばれることが一般的です。先ほど紹介したコピーと組み合わせて使用するコマンドです。
先にコピーしておかないとこちらのペーストだけでは貼り付けを行うことができません。